견적 담당 에이전트

배경

고객사는 볼트·너트 같은 체결 부품을 만드는 제조사로, 거래처 약 400곳에서 하루 30~50건의 견적 요청을 받습니다. 영업 3명과 영업지원 2명이 담당합니다. 요청의 60%는 메일, 25%는 홈페이지 폼, 나머지는 팩스와 전화로 들어오고, 형식은 제각각입니다. “지난번 그 규격으로 2천 개 추가”처럼 이력을 알아야 이해되는 요청도 있고, 도면 PDF에 규격 표가 붙어 오기도 합니다.

견적 하나를 내려면 담당자가 ERP에서 그 거래처의 주문 이력을 찾고, 연 2회 갱신되는 표준 단가표와 거래처별로 협의된 단가를 대조하고, 엑셀 견적 양식을 채워 PDF로 바꿔 메일을 보내고, ERP에 견적을 따로 등록했습니다. 건당 20분이 넘었고, 요청이 몰리는 월초에는 답변이 다음 날로 밀렸습니다. 거래처별 협의 단가는 담당자 개인 엑셀에 있어서 담당자가 자리를 비우면 견적이 멈췄고, 갱신 전 단가표를 적용하는 실수가 월 2~3건 나와 마진을 잃거나 다시 보내야 했습니다.

무엇을 만들었나

목표는 담당자가 찾고 옮기고 대조하는 시간을 없애고, 단가를 판단하고 승인하는 일만 남기는 것이었습니다. 다섯 가지를 만들었습니다.

1. 요청 읽기와 품목 매핑

메일 본문, 홈페이지 폼, 첨부 파일(엑셀, PDF 도면의 규격 표)에서 품목·규격·수량·납기·납품처를 뽑아 냅니다. “M8x30”, “M8*30”, “8mm 30” 같은 표기 차이를 정규화해 자사 품목 코드에 맞추고, 확신이 낮으면 억지로 정하지 않고 후보 두세 개를 보여 담당자가 고르게 했습니다. “지난번 규격”처럼 이력이 필요한 표현은 그 거래처의 최근 주문에서 찾습니다.

2. 이력과 단가 조회

거래처의 최근 주문 3건, 협의 단가, 표준 단가표, 수량 구간 할인을 ERP에서 읽어 옵니다. 담당자 개인 엑셀에 흩어져 있던 협의 단가는 프로젝트 초기에 ERP로 옮겼습니다. 초안의 모든 단가 옆에는 근거가 붙습니다. “2026-03 협의 단가 적용”, “표준 단가 × 수량 할인 5%“처럼, 왜 이 숫자인지 담당자와 대체 승인자가 바로 알 수 있습니다.

3. 견적서 초안

거래처가 익숙한 기존 엑셀 양식을 그대로 씁니다. 납기는 재고와 생산 일정을 조회해 제안하고, 마진율이 기준 아래로 내려가면 승인 화면에 경고를 띄웁니다.

4. 승인과 발송

담당자는 검토 화면에서 단가와 납기를 고치고 승인합니다. 승인하면 PDF 생성, 담당자 이름으로 메일 발송, ERP 견적 등록이 한 번에 이어집니다. 승인 없이 나가는 견적은 없습니다. 담당자가 자리를 비우면 대체 승인자에게 넘어가고, 단가 근거가 붙어 있어 그대로 승인할 수 있습니다.

5. 후속 관리

발송 뒤 7일 동안 응답이 없으면 담당자에게 알림이 갑니다. 견적별 수주 전환율과 거래처별 응답 시간을 대시보드에서 봅니다.

도입 과정

기간	한 일
1~2주	지난 1년 견적 4,800건을 분석해 요청 표기 패턴과 품목 매핑 사전을 만듦. 개인 엑셀의 협의 단가를 ERP로 이관
3~5주	요청 읽기와 이력·단가 조회 구축. 담당자가 낸 견적과 나란히 비교하는 섀도 모드로 2주 운영
6~9주	초안·승인·발송·ERP 등록 연결. 영업 2명이 먼저 사용하며 매핑 사전과 마진 기준 보정
10~12주	납기 제안, 후속 알림, 대시보드 추가. 전체 담당자로 확대
13~14주	운영 이관. 매핑 사전과 단가 규칙 수정 가이드, 모니터링 화면 전달

섀도 모드 2주 동안 품목 매핑이 담당자의 판단과 일치한 비율은 91%에서 사전을 보강한 뒤 97%로 올랐습니다. 나머지는 후보 중에서 담당자가 고릅니다. 도입 뒤에도 분기마다 매핑 사전과 단가 규칙을 함께 점검합니다.

담당자의 하루가 어떻게 달라졌나

도입 전 영업지원 담당자의 아침은 밤새 쌓인 메일을 열어 규격을 해독하고 ERP를 뒤지는 일로 시작했습니다. 지금은 검토 화면을 열면 요청이 들어온 순서대로 초안이 줄지어 있고, 각 단가 옆에 근거가 붙어 있습니다. 대부분은 읽고 승인하는 데 3분이면 끝나고, 남는 시간은 대량 주문의 단가 협상이나 신규 거래처 대응처럼 사람이 판단해야 하는 일에 씁니다.

영업 담당자가 출장 중이어도 견적은 멈추지 않습니다. 대체 승인자가 근거를 보고 승인하면 됩니다. 옛 단가표를 적용해 다시 보내던 일은 도입 뒤 넉 달 동안 한 건도 없었습니다.

아래 표는 작업별로 도입 전과 후를 비교한 것입니다.