1인 대표의 비서 에이전트

배경

고객은 직원 6명의 디자인 스튜디오를 운영하는 대표입니다. 영업, 견적, 고객 응대, 일정, 채용까지 혼자 맡고 있어 하루의 시작과 끝이 메일함이었습니다. 밤새 쌓인 메일 4060통을 아침에 읽고 급한 것을 가리는 데 1시간, 답장을 쓰는 데 1시간이 들었습니다. 일정을 잡으려면 “언제 괜찮으세요?” 메일이 평균 네 번 오갔고, 회의 직전에는 지난 메일과 메모를 뒤지느라 15분을 썼습니다. 견적 문의는 바쁘면 23일 밀렸고, 그 사이 다른 스튜디오로 간 고객도 있었습니다.

대표가 원한 것은 팀 도구가 아니라 자기 한 사람의 일하는 방식을 아는 비서였습니다. 그리고 두 가지 조건이 있었습니다. 메일과 일정은 본인 계정에 그대로 있을 것, 회사 밖으로 나가는 것은 반드시 본인이 확인할 것.

무엇을 만들었나

목표는 대표의 하루에서 읽고 찾고 정리하는 시간을 걷어 내고, 결정하고 관계를 맺는 시간만 남기는 것이었습니다. 다섯 가지를 만들었습니다.

1. 대표의 계정에서 일하는 구조

에이전트는 대표의 메일, 캘린더, 메모 앱, 견적 도구에 접근 권한만 받아 일합니다. 데이터를 다른 곳으로 복사하지 않고, 대표가 권한을 끄면 그 순간 아무것도 할 수 없습니다. 무엇을 읽고 무엇을 만들었는지 기록이 남아 대표가 언제든 봅니다.

2. 아침 브리핑과 답장 초안

매일 아침 7시, 밤새 온 메일을 “오늘 답해야 할 것”, “답장 필요”, “참고만” 세 묶음으로 정리한 브리핑이 도착합니다. 답장이 필요한 메일에는 초안이 달려 있습니다. 대표의 지난 2년치 답장에서 말투, 자주 쓰는 표현, 거절하는 방식을 배웠습니다. 대표는 읽고 고쳐서 보냅니다. 에이전트가 스스로 보내는 메일은 없습니다.

3. 일정 조율

상대의 메일에서 회의 요청을 읽으면, 대표 캘린더의 빈 시간과 이동 시간, 대표가 정한 규칙(“오전은 작업 시간”, “금요일 오후는 비움”)을 반영해 후보 2~3개를 답장 초안에 넣습니다. 상대가 고르면 캘린더에 올리고 화상 회의 링크를 만듭니다. 확정 전에 대표가 한 번 확인합니다.

4. 회의 준비와 기억

회의 30분 전에 상대와 주고받은 메일, 관련 메모, 지난 회의의 결정 사항과 미결 항목이 한 장으로 정리되어 도착합니다. 평소에는 “A사가 지난번 예산 얼마라고 했지?“처럼 물으면 메일과 메모, 회의록에서 찾아 출처와 함께 답합니다.

5. 견적 초안과 주간 회고

견적 문의가 오면 문의 내용을 견적 도구에 넣어 초안을 만들고 답장 초안에 붙입니다. 대표가 금액을 확인하고 보냅니다. 금요일 오후에는 이번 주 시간을 어디에 썼는지, 답하지 않은 메일, 다음 주에 준비할 것을 정리한 회고가 도착합니다.

도입 과정

기간	한 일
1주	대표와 이틀 동행. 메일·일정·메모의 흐름과 판단 기준 정리. 접근 권한과 기록 방식 합의
2~3주	브리핑과 답장 초안. 지난 2년치 답장에서 말투 학습. 대표가 초안을 고친 내용으로 매일 보정
4~5주	일정 조율과 회의 준비. 캘린더 규칙 정리
6~7주	견적 초안 연동, 기억·검색, 주간 회고
8주	운영 이관. 규칙과 말투 수정 방법, 권한 관리 안내

첫 2주 동안 대표가 답장 초안을 크게 고친 비율은 45%였고, 고친 내용을 매일 반영하면서 6주 차에는 12%로 내려갔습니다. 대표가 “이건 내가 쓴 것 같다”고 말한 시점이 5주 차였습니다.

대표의 하루가 어떻게 달라졌나

아침은 메일함 대신 브리핑 한 장으로 시작합니다. 급한 것 두어 개에 답하고, 나머지 초안은 이동 중에 고쳐 보냅니다. 일정은 상대가 후보 중 하나를 고르면 끝이고, 회의 전에는 정리된 한 장을 읽고 들어갑니다. 견적 문의는 당일에 답이 나갑니다.

메일함에 쓰던 하루 2시간이 30분으로 줄었고, 그 시간은 디자인 검토와 고객 미팅으로 갔습니다. 금요일 회고에서 대표는 처음으로 자기 시간이 어디로 가는지 숫자로 보게 되었습니다. 메일과 일정과 메모는 처음부터 지금까지 대표의 계정에 그대로 있습니다.

아래 표는 작업별로 도입 전과 후를 비교한 것입니다.