경비·정산 에이전트

배경

고객사는 직원 120명의 IT 서비스 기업으로, 출장과 고객 미팅이 잦아 매달 1,800건의 경비가 올라옵니다. 직원은 영수증 사진을 찍고 정산 시스템에 날짜, 가게, 계정과목, 금액, 사유를 직접 입력했습니다. 건당 12분이 걸렸고, 대부분 월말에 몰아서 처리했습니다.

경리팀 2명은 월 마감 때 법인카드 명세와 제출된 영수증을 한 줄씩 대조하고, 빠진 건을 독촉하고, 정산표를 회계 시스템에 계정과목별로 다시 입력했습니다. 마감에 3일이 들었습니다. 팀장은 부서원의 경비를 건별로 열어 승인했지만, 한도 초과나 주말 사용, 같은 영수증의 중복 제출 같은 규정 위반은 마감이 끝난 뒤에야 발견되는 경우가 많았습니다. 부서별로 이번 달에 얼마를 썼는지는 다음 달 중순 엑셀 집계가 나와야 알 수 있었습니다.

무엇을 만들었나

목표는 입력하고 대조하는 일을 없애고, 판단이 필요한 건만 사람 앞에 놓는 것이었습니다. 돈이 나가는 승인은 끝까지 사람이 합니다. 다섯 가지를 만들었습니다.

1. 영수증과 카드 내역 읽기

직원이 영수증 사진을 찍거나 법인카드 승인 알림을 그대로 올리면, 에이전트가 날짜·가맹점·금액·부가세를 읽어 계정과목을 붙입니다. 가맹점 업종과 과거 제출 이력으로 과목을 고르고, 확신이 낮으면 후보 두 개를 보여 직원이 고르게 했습니다. 직원은 사유 한 줄만 확인하면 됩니다.

2. 카드 대사

법인카드사의 승인 내역을 매일 받아 제출된 영수증과 금액·날짜·가맹점으로 맞춥니다. 영수증 없이 승인만 있는 건은 해당 직원에게 “이 결제의 영수증을 올려 주세요”라고 알리고, 영수증만 있고 승인이 없는 건(개인 카드 결제)은 따로 표시합니다.

3. 규정 검토

회사 경비 규정을 규칙표로 옮겼습니다. 식대 1인 한도, 야근 식대 시간 조건, 접대비 참석자 기재, 금지 업종, 같은 영수증의 중복 제출, 출장 기간 밖의 결제 등입니다. 규정에 어긋난 건은 어느 조항에 걸렸는지와 함께 표시되고, 나머지는 “문제없음”으로 넘어갑니다. 규칙표는 경리팀이 직접 고칩니다.

4. 승인 화면

팀장은 문제없는 건은 요약(건수, 합계, 과목별 분포)만 보고 일괄 승인하고, 표시된 건만 열어 봅니다. 승인·반려 사유가 남고, 반려된 건은 직원에게 이유와 함께 돌아갑니다. 승인 없이 지급되는 경비는 없습니다.

5. 회계 전표와 대시보드

승인된 정산표는 계정과목, 부서, 프로젝트 코드가 붙은 전표로 회계 시스템에 자동 생성됩니다. 부서별·과목별 지출은 승인 즉시 대시보드에 반영되고, 예산 대비 80%를 넘긴 부서는 팀장에게 알림이 갑니다.

도입 과정

기간	한 일
1~2주	지난 6개월 경비 1만 건과 반려 이력을 분석해 계정과목 규칙과 규정표 초안 작성. 경리팀과 규정 해석 맞춤
3~5주	영수증 읽기, 카드 대사, 규정 검토 구축. 한 달치 경비를 사람의 처리 결과와 나란히 비교하는 섀도 모드
6~8주	승인 화면, 회계 전표 연동, 대시보드 추가. 개발팀과 영업팀이 먼저 사용
9~10주	전사 적용. 직원 안내, 경리팀 규칙표 수정 가이드 전달

섀도 모드에서 계정과목 자동 분류는 사람과 92% 일치했고, 규정 위반 건은 사람이 마감 뒤 찾아낸 것보다 1.4배 많이 찾았습니다. 경리팀이 규정표를 두 차례 손본 뒤 오탐(문제없는데 표시된 건)은 전체의 3% 아래로 내려갔습니다.

담당자의 하루가 어떻게 달라졌나

직원은 결제 직후 영수증 사진 한 장을 올리고 사유를 확인하면 끝입니다. 월말에 영수증 뭉치를 들고 입력하던 저녁은 사라졌습니다. 팀장은 월말에 150건을 하나씩 열어 보는 대신, 표시된 20건 정도만 확인하고 나머지는 요약을 보고 승인합니다.

경리팀의 마감은 3일에서 반나절로 줄었습니다. 카드 대사와 전표 입력이 사라지고, 남은 일은 표시된 건을 확인하고 규정표를 다듬는 것입니다. 부서별 지출은 마감을 기다리지 않고 대시보드에서 바로 봅니다.

아래 표는 작업별로 도입 전과 후를 비교한 것입니다.