経費精算エージェント

背景

お客様は社員120人のITサービス企業で、出張や顧客訪問が多く、毎月1,800件の経費が提出されます。社員は領収書を撮影し、精算システムに日付、店舗、勘定科目、金額、理由を直接入力していました。1件あたり12分かかり、ほとんどが月末にまとめて処理されていました。

経理チームの2人は月次締めで法人カード明細と提出された領収書を1行ずつ照合し、漏れを催促し、精算表を会計システムに勘定科目ごとに再入力していました。締めには3日かかりました。上長は部下の経費を1件ずつ開いて承認していましたが、上限超過や週末利用、同じ領収書の重複提出といった規程違反は、締めが終わってから発覚することが多くありました。部門ごとの今月の支出は、翌月中旬にExcelの集計が出るまで分かりませんでした。

つくったもの

目標は、入力して突き合わせる作業をなくし、判断が必要な案件だけを人の前に置くことでした。お金が出る承認は最後まで人が行います。5つのものを作りました。

1. 領収書とカード明細の読み取り

社員が領収書を撮影するか法人カードの承認通知をそのまま上げると、エージェントが日付・加盟店・金額・消費税を読み取り、勘定科目を付けます。加盟店の業種と過去の提出履歴から科目を選び、確信度が低いときは候補を2つ示して社員が選べるようにしました。社員は理由を一行確認するだけです。

2. カード突き合わせ

カード会社の承認明細を毎日受け取り、提出された領収書と金額・日付・加盟店で突き合わせます。領収書がなく承認だけある案件は該当社員に「この決済の領収書を上げてください」と通知し、領収書だけあって承認がない案件（個人カード決済）は別に表示します。

3. 規程チェック

会社の経費規程をルール表に移しました。食事代の1人あたり上限、残業食の時間条件、接待費の参加者記載、禁止業種、同じ領収書の重複提出、出張期間外の決済などです。規程に反する案件はどの条項に該当するかとともに表示され、それ以外は「問題なし」として進みます。ルール表は経理チームが自分で修正します。

4. 承認画面

上長は問題のない案件を要約（件数、合計、科目別の内訳）だけ見て一括承認し、表示された案件だけを開きます。承認・差し戻しの理由が残り、差し戻された案件は理由とともに社員に戻ります。承認なしに支払われる経費はありません。

5. 会計仕訳とダッシュボード

承認済みの精算表は、勘定科目、部門、プロジェクトコードが付いた仕訳として会計システムに自動生成されます。部門別・科目別の支出は承認と同時にダッシュボードに反映され、予算の80%を超えた部門は上長に通知されます。

導入の流れ

期間	実施内容
1〜2週	過去6か月の経費1万件と差し戻し履歴を分析し、勘定科目ルールと規程表の草案を作成。経理チームと規程の解釈をすり合わせ
3〜5週	領収書の読み取り、カード突き合わせ、規程チェックを構築。1か月分の経費を人の処理結果と並べて比較するシャドーモード
6〜8週	承認画面、会計仕訳連携、ダッシュボードを追加。開発チームと営業チームが先行して使用
9〜10週	全社適用。社員への案内、経理チームへのルール表修正ガイドを引き渡し

シャドーモードでは勘定科目の自動分類が人と92%一致し、規程違反は人が締め後に見つけたものより1.4倍多く検出しました。経理チームが規程表を2回手直しした後、誤検出（問題ないのに表示された案件）は全体の3%未満に下がりました。

担当者の1日がどう変わったか

社員は決済直後に領収書の写真を1枚上げて理由を確認すれば終わりです。月末に領収書の束を抱えて入力していた夜はなくなりました。上長は月末に150件を1件ずつ開く代わりに、表示された20件ほどだけを確認し、残りは要約を見て承認します。

経理チームの締めは3日から半日に短縮されました。カードの突き合わせと仕訳入力がなくなり、残った仕事は表示された案件の確認と規程表の整備です。部門別の支出は締めを待たずにダッシュボードですぐに確認できます。

以下の表は、業務ごとに導入前と導入後を比較したものです。