创始人的私人助理智能体

背景

客户是一家6人设计工作室的创始人。销售、报价、客户对接、日程、招聘全由一个人承担，一天的开始和结束都在邮箱里。早上读完夜里积累的40～60封邮件、挑出紧急的要1小时，写回复又要1小时。敲定一个会议时间，“您什么时候方便？“的邮件平均要往返四次；会议前翻找过去的邮件和笔记要花15分钟。报价咨询一忙就拖两三天，其间有客户去了别的工作室。

创始人想要的不是团队工具，而是了解自己一个人工作方式的助理。并且有两个条件：邮件和日程留在本人账户里；发往公司外部的内容必须由本人确认。

我们做了什么

目标是从创始人的一天里去掉阅读、查找、整理的时间，只留下决策和维系关系的时间。我们做了五件事。

1. 在创始人账户内工作的结构

智能体只获得创始人邮件、日历、笔记应用和报价工具的访问权限来工作。不把数据复制到别处，创始人一旦关闭权限，它即刻什么也做不了。读了什么、生成了什么都有记录，创始人随时可查。

2. 早晨简报与回复草稿

每天早上7点，一份把夜间邮件分为“今天必须回复”“需要回复”“仅供参考”三类的简报送达。需要回复的邮件附有草稿。智能体从创始人过去两年的回复中学习了语气、常用表达和拒绝的方式。创始人读一遍、改一改再发出。智能体从不自行发送邮件。

3. 日程协调

从对方邮件中读到会议请求后，结合创始人日历的空闲时段和路程时间，以及创始人定下的规则（“上午是创作时间”“周五下午留空”），在回复草稿中给出2～3个候选。对方选定后写入日历并生成视频会议链接。确定前创始人确认一次。

4. 会议准备与记忆

会前30分钟，与对方往来的邮件、相关笔记、上次会议的决定事项和未决事项被整理成一页送达。平时问“A公司上次说预算是多少？”，它会从邮件、笔记和会议记录中找到答案并附上来源。

5. 报价草稿与每周回顾

收到报价咨询时，把咨询内容输入报价工具生成草稿，附在回复草稿上。创始人确认金额后发送。周五下午会收到一份回顾：本周时间花在了哪里、未回复的邮件、下周要准备的事项。

实施过程

阶段	工作内容
第1周	跟随创始人两天。梳理邮件、日程、笔记的流转和判断标准。约定访问权限和记录方式
第2～3周	简报与回复草稿。从过去两年的回复中学习语气。每天根据创始人对草稿的修改进行校正
第4～5周	日程协调与会议准备。整理日历规则
第6～7周	报价草稿对接、记忆与检索、每周回顾
第8周	移交运营。规则与语气的调整方法、权限管理说明

头两周创始人大幅修改回复草稿的比例为45%，每天把修改反馈回去后，第六周降到12%。创始人第一次说“这像是我写的”是在第五周。

创始人的一天有什么不同

早晨不再从邮箱开始，而是从一页简报开始。回复两三封紧急的，其余草稿在路上改好发出。日程只要对方从候选中选一个就结束，会议前读完整理好的一页再进去。报价咨询当天就有回复。

每天花在邮箱上的2小时缩短到30分钟，省下的时间用在了设计评审和客户会面上。在周五的回顾里，创始人第一次用数字看到自己的时间去了哪里。邮件、日程和笔记从第一天到现在，始终留在创始人自己的账户里。

下表按工作逐项对比了实施前后的变化。