报价智能体

背景

客户是生产螺栓、螺母等紧固件的制造商，每天从约400家客户收到30～50条报价请求，由3名销售和2名销售支持负责。请求60%来自邮件，25%来自网站表单，其余来自传真和电话，格式五花八门。有的请求要结合历史才能看懂，比如“按上次那个规格再加2,000个”，有的则是附带规格表的PDF图纸。

要出一条报价，负责人需要在ERP里查找该客户的订单历史，把每年更新两次的标准价格表与该客户的协议价核对，填写Excel报价模板，转成PDF发邮件，再到ERP里单独登记。每条超过20分钟，月初请求集中时回复会拖到第二天。各客户的协议价存在负责人的个人Excel里，负责人一离开报价就停滞；套用更新前价格表的错误每月出现2～3次，导致利润损失或重新发送。

我们做了什么

目标是去掉负责人查找、抄写、核对的时间，只保留判断价格和审批的工作。我们做了五件事。

1. 读取请求并匹配品项

从邮件正文、网站表单和附件（Excel、PDF图纸中的规格表）提取品项、规格、数量、交期和交货地址。把“M8x30”“M8*30”“8mm 30”这类写法差异标准化后匹配到公司品项编码；置信度低时不强行判定，而是给出两三个候选让负责人选择。像“上次那个规格”这样需要历史的表述，从该客户最近的订单中查找。

2. 查询历史与价格

从ERP读取该客户最近3笔订单、协议价、标准价格表和数量折扣区间。原本散落在个人Excel里的协议价在项目初期迁入了ERP。草稿中的每个价格旁都附有依据，例如“套用2026-03协议价”“标准价 × 数量折扣5%”，负责人和代理审批人一眼就能看懂为什么是这个数字。

3. 报价单草稿

沿用客户熟悉的现有Excel模板。交期根据库存和生产计划提出；利润率低于标准时，在审批界面显示提示。

4. 审批与发送

负责人在审核界面修改价格和交期后审批。审批后，PDF生成、以负责人名义发送邮件、ERP登记报价一次完成。**没有审批，报价不会发出。**负责人不在时转给代理审批人，因为附有定价依据，可以直接审批。

5. 跟进管理

发送后7天没有回复，会提醒负责人。看板上可以查看每条报价的成交率和每家客户的响应时间。

实施过程

阶段	工作内容
第1～2周	分析过去一年的4,800条报价，建立请求写法模式和品项匹配词典。把个人Excel中的协议价迁入ERP
第3～5周	搭建请求读取和历史、价格查询。以影子模式与负责人出具的报价并行比对，运行两周
第6～9周	打通草稿、审批、发送和ERP登记。两名销售先行使用，同时校准匹配词典和利润率标准
第10～12周	增加交期建议、跟进提醒和看板。推广到全部负责人
第13～14周	移交运营。提供匹配词典和价格规则的修改指南及监控界面

影子模式的两周里，品项匹配与负责人判断的一致率从91%提升到词典补充后的97%。其余由负责人从候选中选择。上线后每季度与客户一起检查匹配词典和价格规则。

负责人的一天有什么不同

以前，销售支持的早晨从打开夜里积压的邮件、解读规格、翻查ERP开始。现在打开审核界面，草稿按请求到达顺序排列，每个价格旁都有依据。大多数读完并审批只需3分钟，省下的时间用于大额订单议价、新客户对接等需要人来判断的工作。

销售出差时报价也不会停下，代理审批人查看依据后审批即可。上线后的四个月里，没有一条报价因套用旧价格表而重新发送。

下表按工作逐项对比了实施前后的变化。