Agente de cotizaciones

Contexto

El cliente fabrica elementos de fijación como tornillos y tuercas y recibe entre 30 y 50 solicitudes de cotización al día de unos 400 clientes, atendidas por tres comerciales y dos personas de apoyo comercial. El 60 % de las solicitudes llega por correo, una cuarta parte por el formulario web y el resto por fax y teléfono, en todos los formatos imaginables. Algunas solo se entienden con historial, como “2.000 más de la especificación de la última vez”, y otras llegan como planos PDF con una tabla de especificaciones adjunta.

Para producir una cotización, una persona buscaba el historial de pedidos del cliente en el ERP, contrastaba la lista de precios estándar (actualizada dos veces al año) con los precios negociados con ese cliente, rellenaba una plantilla de Excel, la exportaba a PDF, la enviaba por correo y registraba la cotización aparte en el ERP. Llevaba más de veinte minutos y, a principios de mes, las respuestas se iban al día siguiente. Los precios negociados vivían en la hoja de cálculo personal de cada comercial, así que las cotizaciones se detenían cuando esa persona no estaba, y dos o tres veces al mes se aplicaba una lista desactualizada, con pérdida de margen o reenvío.

Qué construimos

El objetivo era eliminar el tiempo dedicado a buscar, copiar y contrastar y dejar solo valorar precios y aprobar. Construimos cinco cosas.

1. Lectura de solicitudes y asociación de artículos

El agente extrae artículos, especificaciones, cantidades, plazos y direcciones de entrega del cuerpo del correo, el formulario web y los adjuntos (hojas de cálculo y tablas de especificaciones en planos PDF). Normaliza notaciones como “M8x30”, “M8*30” y “8mm 30” a códigos del catálogo. Cuando la confianza es baja, no fuerza la coincidencia: muestra dos o tres candidatos para que la persona elija. Expresiones como “la especificación de la última vez” se resuelven a partir de los pedidos recientes de ese cliente.

2. Consulta de historial y precios

Para cada solicitud, el agente lee del ERP los tres últimos pedidos del cliente, los precios negociados, la lista de precios estándar y los tramos de descuento por volumen. Los precios negociados dispersos en hojas de cálculo personales se migraron al ERP al inicio del proyecto. Cada precio del borrador lleva su fundamento, como “precio negociado de mar 2026” o “precio estándar × 5 % de descuento por volumen”, de modo que tanto el responsable como un aprobador suplente ven de inmediato por qué la cifra es la que es.

3. El borrador de cotización

El borrador usa la plantilla de Excel que los clientes ya conocen. Los plazos de entrega se proponen a partir del stock y del plan de producción, y si el margen cae por debajo del umbral aparece un aviso en la pantalla de aprobación.

4. Aprobación y envío

La persona ajusta precios y plazos en la pantalla de revisión y aprueba. La aprobación desencadena en un solo paso la generación del PDF, el envío del correo a nombre del comercial y el registro en el ERP. Ninguna cotización sale sin aprobación. Si el responsable no está, la cotización pasa a un aprobador suplente, que puede aprobarla tal cual porque lleva el fundamento adjunto.

5. Seguimiento

Si una cotización no recibe respuesta en siete días, se avisa al responsable. Un panel muestra la tasa de cierre por cotización y el tiempo de respuesta por cliente.

Cómo se implantó

Semanas	Trabajo
1–2	Análisis de 4.800 cotizaciones del año anterior para construir los patrones de notación y el diccionario de asociación de artículos. Migración de los precios negociados de las hojas personales al ERP
3–5	Construcción de la lectura de solicitudes y la consulta de historial y precios. Dos semanas en modo sombra, en paralelo con las cotizaciones del personal
6–9	Conexión de borrador, aprobación, envío y registro en el ERP. Dos comerciales lo usaron primero mientras se ajustaban el diccionario y las reglas de margen
10–12	Incorporación de propuestas de plazo, recordatorios de seguimiento y panel. Despliegue a todo el personal
13–14	Traspaso. Guía para editar el diccionario y las reglas de precio, y pantalla de seguimiento

Durante las dos semanas en modo sombra, la asociación de artículos coincidió con el criterio del personal el 91 % de las veces, y el 97 % tras ampliar el diccionario. El resto lo elige el personal entre candidatos. Tras el lanzamiento, el diccionario y las reglas de precio se revisan juntos cada trimestre.

Cómo cambió el día del personal

Antes, la mañana de una persona de apoyo comercial empezaba abriendo los correos de la noche, descifrando especificaciones y rebuscando en el ERP. Ahora la pantalla de revisión se abre con los borradores en el orden en que llegaron las solicitudes, cada precio con su fundamento al lado. La mayoría se lee y aprueba en tres minutos, y el tiempo ahorrado se dedica a lo que exige criterio, como negociar precios en pedidos grandes o atender a clientes nuevos.

Las cotizaciones ya no se detienen cuando un comercial está de viaje: un aprobador suplente lee el fundamento y aprueba. En los cuatro meses desde el lanzamiento no se ha reenviado ni una cotización por una lista de precios desactualizada.

La tabla siguiente compara cada tarea antes y después.