App de inspección en campo

Contexto

El cliente gestiona 32 edificios comerciales en los que 18 inspectores realizan 1.200 inspecciones mensuales de sistemas contra incendios, eléctricos, ascensores y climatización. Las inspecciones se hacían con listas en papel y las fotos se tomaban con el teléfono de cada inspector.

Muchos puntos de inspección son salas de máquinas y cuartos eléctricos en sótanos sin cobertura. Los inspectores anotaban en papel, subían y volvían a cargarlo todo en el sistema en la oficina, lo que le costaba a cada uno una hora al día. Las fotos del teléfono había que emparejarlas después con el edificio y el equipo correctos, y las que no se emparejaban se acumulaban. Si una lectura estaba fuera de rango lo juzgaba el inspector con una tabla de referencia, y en días de mucho trabajo algunas se pasaban por alto. Los fallos llegaban a los responsables en el informe del día siguiente, así que resolverlos llevaba tres días de media, y encontrar registros reglamentarios, como las inspecciones contra incendios, para una auditoría suponía un día entero en el archivador.

Qué construimos

El objetivo era que el registro guardado en campo fuera el registro final. Construimos cinco cosas.

1. App móvil que funciona sin conexión

Apps para iOS y Android. Por la mañana, los inspectores descargan la agenda y las listas del día y registran sin conexión. Cuando vuelve la cobertura, todo se sincroniza automáticamente. Si dos personas registraron el mismo equipo, se conservan ambos registros y se avisa a un responsable.

2. Registro ítem por ítem

Consolidamos las listas en papel en 40 plantillas por tipo de equipo para sistemas contra incendios, eléctricos, ascensores y climatización. Cada ítem toma en el momento una foto, una firma y una ubicación (GPS más un código QR fijado al equipo). Las lecturas como resistencia de aislamiento o presión tienen rangos permitidos incorporados, así que un valor fuera de rango se marca al introducirlo. Los inspectores ya no memorizan tablas de referencia.

3. Flujo para resolver fallos

En cuanto se marca un fallo, un responsable recibe el aviso y asigna a quien debe resolverlo. Esa persona sube una foto de cierre y el equipo conserva el historial desde la detección hasta la solución. Los fallos críticos, como una avería del sistema contra incendios, avisan a la vez al responsable y al contacto del edificio.

4. Panel para responsables

Avance por edificio, incidencias abiertas con días transcurridos, agenda y recorrido de cada inspector e historial por equipo. Reunir papel para la reunión semanal es cosa del pasado.

5. Registros reglamentarios y auditorías

Los registros que deben conservarse por ley, como las inspecciones contra incendios y de ascensores, se buscan por equipo y se exportan como PDF en el formato prescrito. Los registros que se acercan a su plazo de conservación se señalan con antelación.

Cómo se implantó

Semanas	Trabajo
1–3	Acompañamiento a los inspectores en campo. Consolidación de unas 60 listas en papel en 40 plantillas por tipo de equipo y fijación de los rangos permitidos de las lecturas
4–10	Desarrollo de la app. Almacenamiento sin conexión y sincronización, registro ítem por ítem, códigos QR fijados a los equipos. Piloto en 2 edificios
11–15	Incorporación del flujo de resolución, el panel y la exportación de registros reglamentarios. Ampliación del piloto a 10 edificios mientras se ajustaban las plantillas
16–18	Despliegue en los 32 edificios. Formación de inspectores y responsables, guía para editar plantillas

Durante las cuatro semanas de piloto en dos edificios, papel y app funcionaron en paralelo para detectar huecos y conflictos de sincronización. En el primer mes tras el despliegue completo no hubo fallos de sincronización. Los responsables pueden editar las plantillas por sí mismos, y desde el lanzamiento se han añadido tres tipos de equipo nuevos.

Cómo cambió el día de un inspector

Antes, un inspector salía por la mañana con un fajo de listas en papel y pasaba una hora cada tarde en la oficina copiando registros y emparejando fotos. Ahora descarga la agenda del día en la app, escanea el código QR del equipo y se abre la lista correcta. Una foto y un valor por ítem, y al subir a la superficie los registros se cargan solos. La carga de la tarde ha desaparecido.

Los responsables ya no esperan al informe del día siguiente. Reciben el aviso en cuanto se marca un fallo y asignan a quien debe resolverlo. La preparación de una auditoría empieza en un cuadro de búsqueda, no en un archivador.

La tabla siguiente compara cada tarea antes y después.