재고·발주 에이전트

배경

고객사는 가맹점 60곳을 둔 베이커리 프랜차이즈 본사입니다. 각 가맹점은 밀가루, 버터, 크림, 포장재 등 원부자재 350개 품목을 본사 물류센터와 지정 공급사 2곳에서 받습니다. 발주는 점주 몫이었습니다. 매일 마감 뒤 창고를 돌며 재고를 세고, “지난주만큼”이라는 감으로 수량을 정해 공급사마다 팩스나 메신저로 보냈습니다. 매일 40분이 들었고, 바쁜 날은 건너뛰었습니다.

결과는 양쪽으로 나타났습니다. 주말 행사나 날씨 변화를 반영하지 못해 주요 재료가 가맹점당 주 3회 넘게 품절되었고, 반대로 넉넉히 시킨 재료는 유통기한을 넘겨 월 매출의 4%가 폐기로 나갔습니다. 본사는 가맹점 재고를 월 1회 점주가 보내는 엑셀로만 알 수 있어, 물류센터의 재고 계획도 한 달 늦은 숫자로 세웠습니다.

무엇을 만들었나

목표는 세고 계산하고 옮겨 적는 일을 없애고, 점주에게는 수량을 확인하고 승인하는 일만 남기는 것이었습니다. 발주는 점주가 승인해야 나갑니다. 다섯 가지를 만들었습니다.

1. 재고 추정

POS 판매량과 레시피별 재료 소요량, 입고 기록으로 품목별 현재 재고를 추정합니다. 주 1회 점주가 앱에서 실사를 하면 추정치가 보정되고, 차이가 큰 품목은 이유(폐기 누락, 레시피 변경 등)를 묻습니다. 매일 창고를 돌며 세는 일이 사라졌습니다.

2. 발주점 계산

품목마다 판매 추이, 요일 패턴, 본사 행사 일정, 날씨 예보, 공급사 리드타임과 최소 주문 단위를 넣어 “언제 얼마나”를 계산합니다. 입고 로트별 유통기한을 추적해 임박 재고가 있으면 발주량을 줄이고, 점주에게 소진 우선 품목을 알립니다.

3. 발주서 초안과 점주 승인

재고가 발주점 아래로 내려가면 공급사별 발주서 초안이 점주 앱에 올라옵니다. 점주는 품목별 수량과 근거(“주말 행사로 크림 수요 1.6배 예상”)를 보고 고치거나 그대로 승인합니다. 승인 없이 나가는 발주는 없습니다. 점주가 반나절 안에 반응하지 않으면 한 번 더 알리고, 그래도 없으면 본사 담당자에게 알립니다.

4. 발주 포털

본사 물류센터와 공급사 2곳이 같은 포털에서 발주를 받고 납품을 등록합니다. 점주는 입고 때 앱으로 수량을 확인하고, 발주와 납품의 차이는 당일 양쪽에 표시됩니다. 팩스와 메신저로 오가던 발주가 한곳에 남습니다.

5. 본사 대시보드

60곳의 재고, 발주, 폐기, 품절 현황을 실시간으로 봅니다. 품절이 잦은 품목과 지점, 폐기가 많은 품목이 순위로 보이고, 물류센터의 재고 계획에 가맹점 발주 예측이 그대로 쓰입니다.

도입 과정

기간	한 일
1~3주	가맹점 5곳 현장 조사. 350개 품목의 레시피 소요량, 리드타임, 최소 주문 단위 정리. 지난 1년 POS·발주 데이터 분석
4~8주	재고 추정과 발주점 계산 구축. 가맹점 5곳에서 점주 발주와 나란히 비교하는 섀도 모드 4주
9~12주	점주 앱 승인 흐름, 발주 포털, 공급사 연동. 파일럿을 15곳으로 확대
13~16주	본사 대시보드 추가. 60곳 전체 적용, 점주 교육, 본사 운영 이관

섀도 모드 4주 동안 에이전트의 발주 제안을 그대로 따랐다면 품절은 68%, 폐기는 21% 줄었을 것으로 계산되었습니다. 전체 적용 뒤 첫 두 달의 실제 수치는 각각 87%와 23% 감소였습니다. 점주가 초안 수량을 고친 비율은 첫 달 31%에서 셋째 달 9%로 내려갔습니다.

점주의 하루가 어떻게 달라졌나

도입 전 점주의 마감은 창고를 돌며 재고를 세고 공급사 세 곳에 발주를 보내는 40분으로 끝났습니다. 지금은 오후에 앱으로 올라온 발주서 초안을 5분 안에 확인하고 승인합니다. 주말 행사나 비 예보로 수량이 달라진 품목에는 이유가 적혀 있어 고칠지 말지 바로 정할 수 있습니다. 주 1회 실사 때는 차이가 난 품목만 세면 됩니다.

본사 상품팀은 월 1회 엑셀을 기다리는 대신 대시보드에서 어느 지점의 어떤 재료가 자주 떨어지는지 보고, 물류센터 입고 계획을 가맹점 발주 예측에 맞춥니다.

아래 표는 작업별로 도입 전과 후를 비교한 것입니다.