Agente de inventario y reposición

Contexto

El cliente es la central de una franquicia de panaderías con 60 tiendas. Cada tienda recibe 350 referencias de ingredientes y envases, como harina, mantequilla, nata y cajas, del centro de distribución de la central y de dos proveedores designados. Pedir era tarea del franquiciado: tras cerrar, recorrer el almacén, contar el stock, decidir cantidades a ojo (“como la semana pasada”) y enviar los pedidos a cada proveedor por fax o mensajería. Llevaba 40 minutos al día y se omitía los días de mucho trabajo.

Los resultados fallaban por los dos lados. Sin tener en cuenta promociones de fin de semana ni cambios de clima, los ingredientes clave se agotaban más de tres veces por semana en cada tienda, mientras que los pedidos generosos caducaban y el 4 % de las ventas mensuales acababa en mermas. La central solo conocía el stock de las tiendas por una hoja de cálculo mensual, así que la planificación del centro de distribución se hacía con cifras de un mes atrás.

Qué construimos

El objetivo era eliminar contar, calcular y copiar y dejar al franquiciado solo revisar cantidades y aprobar. Ningún pedido sale sin su aprobación. Construimos cinco cosas.

1. Estimación de stock

El stock actual por artículo se estima a partir de las ventas del TPV, el consumo de ingredientes por receta y los registros de entrega. Una vez a la semana el franquiciado hace un recuento en la app, que corrige la estimación, y las diferencias grandes piden un motivo (merma sin registrar, cambio de receta, etcétera). El recorrido nocturno por el almacén desapareció.

2. Puntos de pedido

Para cada artículo, el agente combina tendencia de ventas, patrón semanal, calendario de promociones de la central, previsión meteorológica, plazo de entrega del proveedor y cantidad mínima de pedido para calcular cuándo y cuánto. Las caducidades se siguen por lote de entrega; si hay stock a punto de caducar, el pedido se reduce y se indica al franquiciado qué usar primero.

3. Borradores de pedido y aprobación

Cuando el stock cae por debajo del punto de pedido, aparecen en la app borradores por proveedor. El franquiciado ve las cantidades con su fundamento (“promoción de fin de semana, demanda de nata prevista en 1,6×”), las ajusta o las aprueba tal cual. Ningún pedido sale sin aprobación. Si no responde en medio día se le recuerda, y después se avisa a la central.

4. Portal de pedidos

El centro de distribución y los dos proveedores reciben pedidos y registran entregas en el mismo portal. El franquiciado confirma cantidades al recibir en la app, y cualquier diferencia entre pedido y entrega se muestra a ambas partes el mismo día. Los pedidos que viajaban por fax y mensajería viven ahora en un solo lugar.

5. Panel de la central

Stock, pedidos, mermas y roturas de las 60 tiendas en tiempo real. Los artículos y tiendas con roturas frecuentes y los artículos con más mermas aparecen clasificados, y las previsiones de pedido de las tiendas alimentan directamente la planificación del centro de distribución.

Cómo se implantó

Semanas	Trabajo
1–3	Visitas a 5 tiendas. Consumo por receta, plazos de entrega y cantidades mínimas de 350 artículos. Análisis de un año de datos de TPV y pedidos
4–8	Estimación de stock y puntos de pedido. Cuatro semanas en modo sombra en 5 tiendas, en paralelo con los pedidos de los franquiciados
9–12	Flujo de aprobación en la app, portal de pedidos, integración con proveedores. Piloto ampliado a 15 tiendas
13–16	Panel de la central. Despliegue en las 60 tiendas, formación de franquiciados, traspaso a operaciones de la central

Durante las cuatro semanas en modo sombra, seguir las propuestas del agente tal cual habría reducido las roturas un 68 % y las mermas un 21 %. Las cifras reales de los dos primeros meses tras el despliegue completo fueron del 87 % y el 23 %. La proporción de borradores que los franquiciados ajustaron bajó del 31 % en el primer mes al 9 % en el tercero.

Cómo cambió el día del franquiciado

Antes, el cierre terminaba con 40 minutos contando stock y enviando pedidos a tres proveedores. Ahora el franquiciado revisa y aprueba los borradores en la app en menos de cinco minutos por la tarde. Los artículos cuya cantidad cambió por una promoción de fin de semana o una previsión de lluvia llevan el motivo, así que la decisión es inmediata. El recuento semanal cubre solo los artículos con diferencias.

En lugar de esperar una hoja de cálculo mensual, el equipo de producto de la central ve en el panel qué ingredientes se agotan en qué tiendas y ajusta las entradas del centro de distribución a las previsiones de pedido.

La tabla siguiente compara cada tarea antes y después.