库存与补货智能体

背景

客户是拥有60家加盟店的烘焙连锁总部。每家加盟店从总部物流中心和2家指定供应商采购面粉、黄油、奶油、包材等350个品项的原辅料。订货是店主的活：每天打烊后到仓库清点库存，凭“和上周差不多”的感觉定数量，再分别用传真或即时通讯发给各供应商。每天要花40分钟，忙的时候干脆跳过。

结果两头都出了问题。周末活动和天气变化没有被考虑进去，主要原料每家店每周缺货三次以上；反过来，多订的原料过了保质期，月销售额的4%变成报废。总部只能通过店主每月发一次的Excel了解门店库存，物流中心的库存计划也只能按晚一个月的数字来定。

我们做了什么

目标是去掉清点、计算、抄写的工作，只给店主留下确认数量和审批。订单必须经店主审批才会发出。我们做了五件事。

1. 库存估算

根据POS销量、每个配方的原料用量和入库记录估算各品项的当前库存。店主每周在应用里盘点一次，估算值随之校正；差异大的品项会询问原因（漏记报废、配方变更等）。每天到仓库清点的工作不复存在。

2. 订货点计算

为每个品项综合销售趋势、星期规律、总部活动日程、天气预报、供应商交货周期和最小订货单位，算出“什么时候订多少”。按入库批次追踪保质期，如有临期库存则减少订货量，并提醒店主优先用完的品项。

3. 采购单草稿与店主审批

库存降到订货点以下时，按供应商生成的采购单草稿出现在店主应用里。店主查看各品项数量和依据（“周末活动预计奶油需求1.6倍”），修改或直接审批。**没有审批，订单不会发出。**店主半天内没有响应会再提醒一次，仍无响应则通知总部负责人。

4. 订货门户

总部物流中心和2家供应商在同一个门户接收订单、登记交货。店主入库时用应用确认数量，订单与交货的差异当天向双方显示。原本在传真和即时通讯里来回的订单如今留在一处。

5. 总部看板

实时查看60家门店的库存、订货、报废和缺货情况。缺货频繁的品项和门店、报废多的品项按排名显示，加盟店的订货预测直接用于物流中心的库存计划。

实施过程

阶段	工作内容
第1～3周	5家加盟店实地调研。整理350个品项的配方用量、交货周期、最小订货单位。分析过去一年的POS与订货数据
第4～8周	搭建库存估算与订货点计算。在5家加盟店以影子模式与店主订单并行比对4周
第9～12周	店主应用审批流程、订货门户、供应商对接。试点扩大到15家
第13～16周	增加总部看板。推广到全部60家，店主培训，移交总部运营

影子模式的4周里，若完全采纳智能体的订货建议，缺货可减少68%、报废可减少21%。全面推广后头两个月的实际数字分别是减少87%和23%。店主修改草稿数量的比例从第一个月的31%降到第三个月的9%。

店主的一天有什么不同

以前店主的打烊工作以40分钟的清点库存、给三家供应商发订单收尾。现在下午在应用里花不到5分钟确认并审批采购单草稿。因周末活动或雨天预报而调整数量的品项都写明了原因，改不改一眼就能决定。每周盘点只需清点有差异的品项。

总部商品团队不再等每月的Excel，而是在看板上看到哪家店的哪种原料经常断货，并把物流中心的入库计划对齐加盟店的订货预测。

下表按工作逐项对比了实施前后的变化。